Dans vos calendriers, vous pouvez programmer des rendez-vous facilement.

Pour cela :

• Cliquez sur l’onglet « Calendrier», puis sur « Nouveau rendez-vous» :

L’onglet rendez-vous : 

L’onglet « Rendez-vous » permet d’indiquer les informations concernant l’événement.

1. Boutons d’actions: possibilité d’ajouter une pièce jointe, de choisir le format du message qui sera envoyé aux participants.
2. Thème du rendez-vous, participants et lieu: renseignez le sujet du rendez-vous. Pour rechercher des participants, saisissez les adresses de courriel en les séparant par un point-virgule (l’autocomplétion recherchera automatiquement les adresses dans vos carnets ainsi que dans l’annuaire de l’établissement). Vous pouvez également cliquer sur le bouton « Participants ».
3. Choix de la date et de l’heure, modalités de répétition, rappels.
4. Modalités d’occupation (occupé/libre) pour les recherches de disponibilités, calendrier où sera inséré l’événement, modalités de visibilité (public/privé).
5. Saisissez ici les précisions concernant le rendez-vous. Ce texte sera joint au message envoyé aux participants.

Vous pouvez consulter la disponibilité des participants en choisissant d’afficher le planificateur :

Il est possible de créer un rendez-vous à partir d’un message reçu ou envoyé : les adresses des personnes peuvent être automatiquement ajoutées.

1- Depuis la boîte d’envoi :

Depuis votre boîte d’envoi, il existe deux méthodes pour créer un rendez-vous à partir d’un message :

• Faites un clic droit sur le message concerné, un menu contextuel s’affiche. Sélectionnez le sous-menu « Créer un rendez-vous» :

Ou 

• Faites glisser le message vers le mini calendrier en bas à gauche :

Dans les deux cas, une boîte de dialogue s’affiche, vous proposant d’ajouter l’expéditeur et tous les destinataires du message au rendez-vous :

2- Depuis un contact ou un groupe de contacts

Dans l’onglet « Contacts » et sélectionnez le contact ou le groupe de contacts pour lequel vous souhaitez créer un rendez-vous.

• Faites glisser l’élément sur le mini calendrier en bas à gauche :

Un nouvel onglet s’ouvre alors, dans lequel vous pouvez saisir les informations relatives au rendez-vous ; le champ des participants est déjà renseigné, ainsi que la date, si vous avez utilisé la méthode du glisser/déposer sur le mini calendrier.

Zimbra permet de vérifier la disponibilité des participants lorsque vous créez un rendez-vous. Cette recherche de disponibilités n’est valable que pour les personnels et étudiants de l’établissement, et n’est donc pas possible avec les personnes extérieures à l’établissement.

En outre, la recherche de disponibilités est circonscrite aux calendriers pour lesquels n’a pas été cochée la case « Exclure ce calendrier pour le rapport des disponibilités ».

Utilisation du planificateur : 

Une fois tous les participants à un rendez-vous saisis, il est possible de vérifier les disponibilités de chacun dans le créneau que vous avez déterminé.

Pour cela :

• Cliquez sur « Afficher» à côté de « Planificateur», juste au-dessus de la zone de saisie de texte. Le planificateur s’ouvre au-dessous :

Ce graphique permet d’embrasser d’un seul coup d’œil les disponibilités des participants que vous souhaitez inviter.

Si le créneau choisi ne permet pas de réunir tous les participants, Zimbra peut vous suggérer un horaire :

Zimbra affiche ses suggestions à droite, au-dessous du mini calendrier :

Sélectionnez la date et cliquez sur la suggestion qui a votre préférence, votre rendez-vous est mis à jour.

Un clic droit sur un événement permet d’y appliquer plusieurs actions :

1. Ouvrir : Permet de modifier l’événement.
2. Créer une copie : Permet de dupliquer l’événement sur un nouveau créneau.
3. Déplacer : Permet de stocker l’événement dans un autre dossier de calendrier.
4. Marquer rendez-vous : Permet d’appliquer un drapeau sur l’événement.

Vous avez la possibilité d’envoyer vos disponibilités à une personne. Il s’agit d’envoyer un lien qui lui permet de consulter l’information « libre/occupé » à partir de votre calendrier. Les détails des rendez-vous ne sont pas visibles.

• Activez l’onglet « Calendrier» puis dans le menu contextuel à gauche, faites un clic droit sur « Calendrier» et choisir « Envoyer un lien Libre/Occupé comme» :

Plusieurs formats sont proposés : le format HTML est conseillé, car il est beaucoup plus simple à consulter.

• Un nouvel onglet de message s’ouvre : saisissez l’adresse du destinataire et envoyez le message.

Le lien permettra à votre correspondant de consulter vos disponibilités, mais il ne connaîtra pas vos activités : les créneaux non disponibles sont affichés comme « Occupé ». Le lien vers le fichier Calendar.ics, en bas à gauche, permettra à votre correspondant d’importer votre calendrier dans le sien.