L’annuaire de l’établissement est disponible dans tous les modules de Zimbra, avec les fonctionnalités d’autocomplétion permettant de ne saisir que les premières lettres de votre correspondant pour trouver son adresse.

Cet annuaire n’apparaît pas dans le module « Contacts », ce dernier étant destiné principalement à gérer ses contacts personnels et groupes.

Par défaut, Zimbra dispose de trois dossiers de contacts :

• Le dossier « Contacts» contient les contacts que vous avez créé
• Le dossier « Contacts importés» contient les contacts importés d’une autre messagerie (et apparaît donc lorsque vous importez des contacts)
• Le dossier « Listes de distribution» est alimenté avec les adresses fonctionnelles dont vous êtes membre
• Le dossier « Personnes contactées par mail» contient les adresse mail des personnes contactées à qui vous avez envoyé un mail

Les dossiers créés contiennent des groupes composés de contacts. Seules les listes de contacts (dossiers) peuvent être partagées.

Par défaut, le dossier « Personnes contactées par mail » est alimenté automatiquement lorsque vous envoyez un message à un correspondant qui n’est pas dans l’annuaire de l’établissement ou qui n’apparaît dans aucun de vos dossiers de contacts.

Ce comportement est modifiable dans :

• « Préférences » puis cliquez sur « Contacts» et décochez la case correspondante pour que ce dossier ne soit plus alimenté automatiquement :

Dans le module « Contacts« , vous pouvez ajouter facilement un nouveau contact en cliquant sur le bouton « Nouveau contact » :

L’ajout de contacts est également disponible dans le module Calendrier :

• Cliquez sur la flèche pointant vers le bas pour dérouler le sous-menu et sélectionnez « Contact » :

Cela fait, une boîte de dialogue apparaît dans un nouvel onglet, permettant la saisie des informations du contact.

1. Saisie du prénom, du nom, de la fonction et de la société. La double flèche permet d’ajouter des champs si nécessaire.
2. Saisie de l’adresse de courriel, du numéro de téléphone et autres informations.
3. Le bouton « Enregistrer sous » permet de déterminer le format de présentation des informations (Nom, Prénom ; Prénom, Nom ; Société…). Le bouton « Endroit » permet de choisir dans quel dossier enregistrer le contact. La boîte de dialogue « Sélectionnez un dossier de contacts » apparaît alors.

Si vous avez défini des « tags », vous pouvez en associer un à votre contact, ce qui peut rendre la recherche plus aisée ultérieurement.

Une fois toutes les informations saisies :

• Cliquez sur le bouton « Enregistrer« , en haut à gauche.

Zimbra permet de classer ses contacts dans des dossiers, afin de pouvoir mieux les gérer. C’est aussi le moyen de pouvoir facilement partager un ensemble de contacts avec ses collègues.

Pour ajouter un dossier de contacts :

• Faites un clic droit sur le menu « Listes de contacts » et cliquez sur « Nouveau dossier de contacts » :

Une boîte de dialogue s’affiche, permettant de nommer le dossier, de lui attribuer une couleur et de sélectionner son emplacement :

L’ajout de groupe est disponible dans tous les onglets de Zimbra (« Mail », « Contacts », « Calendrier », « Tâches »).

Pour ajouter un groupe :

• Cliquez sur la liste déroulante à gauche en dessous du bandeau d’onglets et sélectionnez le sous-menu « Groupes » :

Un nouvel onglet s’ouvre dans Zimbra, permettant de nommer le groupe et d’y ajouter des adresses :

1. Nommage du groupe.
2. Sélection du dossier de contacts dans lequel le groupe sera stocké.
3. Zone de recherche de contacts.
4. Affichage du résultat de la recherche.
5. Zone de saisie manuelle des contacts à ajouter.
6. Liste des membres du groupe.

Après avoir nommé le groupe, deux méthodes existent pour ajouter des adresses :

• Rechercher dans l’annuaire ou dans ses contacts :

• Positionnez le curseur dans la zone de recherche de contacts, et saisissez par exemple le nom de la personne recherchée.
• Cliquez ensuite sur le bouton « Rechercher » ou appuyez sur la touche « Entrée« .
• Le résultat de la recherche s’affiche alors. Sélectionnez la ou les adresses désirées et cliquez sur le bouton « Ajouter ». Vous pouvez également décider d’ajouter toutes les adresses en cliquant sur « Tout ajouter » :