À l’université de Poitiers, les conventions de stages sont générées via l’application AreXis. Vous pouvez retrouver toutes les informations liées à vos stages effectués aux cours des années et suivre vos démarches.

Pour effectuer une demande de stage :

• Cliquez sur « Stages»:

• Dans la colonne « Mes stages », cliquez sur « Ajouter» :

Vous pouvez maintenant entrer toutes les coordonnées et informations inscrites sur votre convention en sélectionnant les petites loupes et en remplissant les champs :

Il n’est possible d’ajouter qu’une adresse, qu’un tuteur, qu’un siège et qu’un signataire. Dans le cas où, par exemple, vous possédez deux adresses pour votre lieu de stage, contactez le service de stage de votre composante.

Vérifiez si votre structure d’accueil existe :

• Cliquez sur la loupe après « Siège» dans la base de données AreXis :

• Tapez le nom de votre structure d’accueil ou son SIRET (nécessaire uniquement pour une structure en France).
• Ajoutez de manière optionnelle le département, la région, le pays et la forme juridique:

Pour rechercher le SIREN/SIRET d’une entreprise, demandez à votre entreprise d’accueil ou rechercher sur https://www.infogreffe.fr/rechercher-siret-entreprise/chercher-siret-entreprise.html.

• Lancez la recherche (celle-ci s’affiche à droite de votre écran):

Si votre structure existe dans la base de données :

• Cliquez sur celle-ci et sélectionnez « Ok»:

Si votre structure n’existe pas dans la base de données :

• Cliquez sur « Ajouter une structure» après votre recherche:

• Rentrez les informations demandées et sélectionnez le nom de votre structure :

Si vous n’arrivez toujours pas à trouver le siège de votre stage :

• Cochez « Je reconnais ne pas avoir trouvé la structure d’accueil» et cliquez sur « Ajouter une structure» :

• Entrez les informations inscrites sur votre convention et validez :

Recherchez ensuite votre lieu de stage :

• Cliquez sur la loupe après « Lieu de stage»:

• Entrez les informations inscrites sur votre convention de stage, cliquez sur la loupe et sélectionnez votre lieu de stage :

• Cliquez sur la loupe après « Signataire de convention» :

• Renseignez le nom de votre signataire, s’il existe dans la base de données, cliquez dessus :

S’il n’existe pas :

• Cochez la case « Je reconnais ne pas avoir trouvé l’employé lors de ma recherche [….] demandées » et cliquez sur « Ajouter un employé»:

• Entrez les informations inscrites sur votre convention de stage et validez :

• Cliquez sur la loupe après « Tuteur de stage» :

• Renseignez le nom de votre tuteur et s’il existe dans la base de données, cliquez dessus :

S’il n’existe pas :

• Cochez la case « Je reconnais ne pas avoir trouvé l’employé lors de ma recherche [….] demandées » et cliquez sur « Ajouter un employé».
• Entrez ensuite les informations inscrites sur votre convention de stage et validez:

Dans la colonne « Détails de formation » :

• Vous pouvez sélectionner un « enseignant référent » en cliquant sur la loupe :

• Sélectionnez votre enseignant :

Vous pouvez maintenant saisir les informations pédagogiques du stage :

• Saisissez dans le bloc de chaque thématique les informations inscrites sur votre convention de stage qui seront validés pédagogiquement par le responsable des stages de votre formation.

En cas de stage à l’étranger, il est nécessaire de préciser vos missions dans la langue de votre structure d’accueil dans la zone juste en dessous.

Concernant les crédits ECTS, ils apparaîtront automatiquement ou seront renseignés par le service de stage de votre composante.

Dans la colonne « Période(s) du stage » :

• Indiquez les dates de début et de fin de votre stage.
• Si vous effectuez un stage à l’étranger, cochez la case « Période à l’étranger».
• Cliquez sur « Valider la période»:

Vous pouvez supprimer une erreur après validation :

• Cliquez sur « Supprimer la période»:

Dans le bloc « Informations conventions », renseignez les informations suivantes (en cliquant sur les loupes ou en remplissant les champs) :

1. Le destinataire de la convention.
2. Le modèle de convention(cochez la case si l’entreprise d’accueil a sa propre convention).
3. Informations liées à la durée de votre stage.
4. Le type de stage (obligatoire, optionnel, facultatif, formation continue).
5. Cochez la case « stage soumis à gratification» si vous percevez un revenu et informations liées à celle-ci (versement mensuel ou pas).
6. Informations liées aux conditions particulières, à la protection sociale.

Toutes ces informations sont normalement inscrites sur votre convention de stage procuré par votre structure d’accueil, adressez-vous à votre référent de stage s’il y a un problème ou si vous avez besoin de détails.

Pour valider votre convention de stage, cliquez sur « Valider », tout en bas de votre page web :

Une fois la demande validée, le nom de la structure apparait au sein de la colonne « Mes stages » :

• Cliquez sur la structure, l’inscription en rouge « Validation pédagogique obligatoire» s’affiche, cliquez dessus afin de faire la demande de validation.
• Une fenêtre apparait, cliquez sur le lien. Un mail est envoyé au responsable des stages

La demande faîte, l’état de votre demande devient orange avec l’inscription « Validation pédagogique demandée ».

Dès que votre demande sera validée, l’état change à nouveau :

• En vert avec l’inscription « Stage validé pédagogiquement » si validé.

ou

• En rouge avec l’inscription « Stage refusé pédagogiquement » si refusé.

Dans ce dernier cas :

• Cliquez sur l’état de la demande :
• Vous pouvez maintenant voir les causes du refus.
• Après modification de votre dossier, vous pouvez de nouveau demander la validation de votre stage.

Quand le stage est validé pédagogiquement, il reste la validation administrative. Cette validation suit la même logique que celle pédagogique mais cela concerne l’administration de votre composante.

Toutes les validations sont faites manuellement (réalisés par le personnel de l’Université de Poitiers). Par conséquent, entre le dépôt de votre demande et sa réponse administrative définitive, prévoyez 15 jours.