Avant de définir une tâche, il faut définir une liste de tâches. Si aucune nouvelle liste de tâches n’est définie, la nouvelle tâche sera affectée à la liste par défaut.

• Positionnez-vous dans l’onglet « Tâches » :

• Cliquez sur la roue dentée et faites un clic droit sur « Nouvelle listes des tâches » :

• Assignez un nom et une couleur à cette nouvelle liste de tâches et cliquez sur « OK » :

Votre nouvelle liste est automatiquement ajoutée aux tâches à gauche :

Dans l’onglet « Tâches« , cliquez sur « Nouvelle tâche » :

Un nouvel onglet s’ouvre alors pour saisir les informations relatives à la nouvelle tâche. Seul le champ Sujet est obligatoire :

1. Sujet :  inscrivez la tâche à réaliser.
2. Endroit : indiquez le lieu où vous effectuerez cette tâche.
3. Priorité : choisissez un degré de priorité pour cette tâche (Normal, Bas, Élevé).
4. Liste des tâches : choisissez dans quelle liste de tâches se trouvera celle que vous êtes en train de créer.
5. Progression :

• Cocher la case 100% (la tâche est réalisée) ou à 0% (non lancée). Les autres pourcentages signifient que le projet est en cours.
• Attribuez une date de début et une date de fin à la réalisation de cette tâche.

6. Zone textuelle : inscrivez une description complète de la tâche à réaliser.
7. Cliquez sur « Enregistrer » en haut à gauche lorsque vous avez terminé.

Vous pouvez afficher les tâches en fonction de leur état (Non lancé(e), Fini, En cours, etc.) en cliquant sur « Affichage » en haut à droite :

Dans le cadre d’un projet, vous pouvez avoir à créer une liste de tâches à effectuer avec différentes personnes. Vous pouvez donc partager cette liste avec elles.

Pour partager une liste de tâches :

• Effectuez un clic droit sur la liste que vous souhaitez partager ou cliquez sur la flèche à droite du nom de la liste :

• Définissez les propriétés du partage :

1. Type de partage. Vous pouvez partager votre calendrier avec une personne extérieure à l’établissement en sélectionnant « Invités » dans cette zone.
2. Adresse de la / des personne(s) avec qui on souhaite partager le calendrier. Vous pouvez saisir plusieurs adresses en les séparant par un point-virgule ou un espace.
3. Attribution des droits sur le partage. Zimbra vous permet de déléguer la gestion de votre calendrier à une ou plusieurs personnes. Dans la section Rôle, attribuez le(s) rôle(s) de délégation :

• « Visionneur » :   visualiser le calendrier partagé
• « Gestionnaire » : visualiser, visionner, ajouter, modifier ou supprimer des évènements (ce mode est similaire au mode « assistance » de l’ancien agenda).
• « Admin » :  tout pouvoir sur le calendrier partagé.

Lorsque vous validez le partage, la (les) personne(s) déléguée(s) reçoit (vent) une notification l’ (les) invitant à accepter le partage.