Une cohorte est une liste d’utilisateurs définie dans la plateforme qui peut être inscrite dans n’importe quel cours. Les cohortes d’étudiants ont été créées automatiquement à partir des codes étapes APOGEE. Une cohorte correspond donc à un diplôme de l’Université (ex : L3 Droit privé). L’intérêt d’inscrire les étudiants dans votre cours en utilisant le système des cohortes synchronisées : la cohorte va se « peupler » automatiquement au fur et à mesure des inscriptions des étudiants. Ainsi, ne vous inquiétez pas de voir seulement une quarantaine d’étudiants dans votre cohorte de L3 Droit Privé fin août, l’effectif de votre cohorte va croître au fur et à mesure des inscriptions administratives. Une synchronisation a lieu toutes les nuits.

Pour ne pas perturber les listes de diffusion, les étudiants de l’année universitaire précédente sont toujours inscrits dans les étapes Apogée, et par répercussion dans les cohortes UPdago, pendant l’été. À la réouverture de l’Université, ces cohortes seront synchronisées pour que seuls les étudiant de la nouvelle année y soient inscrits.

• Depuis votre cours, cliquez sur « Participants» :

• Cliquez sur « Utilisateurs inscrits» et choisissez « Méthodes d’inscription» dans le menu déroulant :

C’est, au sein, de cette partie « Méthode d’inscription » que l’on peut attribuer un rôle « Par défaut » pour l’inscription de cohorte. À noter que le rôle par défaut est étudiant. De plus, dans le cas où plusieurs cohortes sont inscrites au sein de votre cours, vous pouvez créer des groupes qui correspondent à la cohorte.

• Cliquez sur « Choisir» en bas de page et sélectionnez « Synchronisation des cohortes» :

• Entrez le début du nom de la cohorte correspondante à vos étudiants et sélectionnez celle qui vous intéresse :

• Une fois une cohorte sélectionnée, cliquez sur « Ajouter méthode» :

• Si vous désirez ajouter d’autres cohortes, il vous faudra répéter l’opération : entrer le nom des cohortes, les sélectionner petit à petit et ajouter la méthode :

Cette méthode d’inscription permet à l’enseignant de gérer son cours en inscrivant manuellement les étudiants et enseignants.

• Exemple : Si vous souhaitez ajouter un enseignant dans votre cours, vous pouvez utiliser l’inscription manuelle.

Cette méthode n’est pas conseillée lors de l’inscription d’un groupe de 50 personnes ou plus. La démarche est chronophage.

• Exemple : Si vous souhaitez ajouter plus d’une cinquantaine d’utilisateurs mais que la cohorte n’existe pas sur la plateforme (cf : inscription synchronisée), vous avez la possibilité de faire une demande de création de cohorte en envoyant un mail au Pédagolab (pedagolab@univ-poitiers.fr). Pour cela, il faudra envoyer le nom souhaité pour la cohorte ainsi que la liste des emails des personnes à intégrer dans cette cohorte.

Pour inscrire manuellement :

• Depuis votre cours, cliquez sur « Participants» :

• Sélectionnez « Utilisateurs inscrits» et choisissez « Méthodes d’inscription» dans le menu déroulant :

• Cliquez sur l’icône sur la ligne « Inscriptions manuelles» :

• Sur le côté droit, recherchez votre participant en tapant son nom et prénom dans la barre de recherche « Utilisateurs non inscrits» :

• Cliquez sur le prénom, nom et adresse mail puis, sélectionnez « Ajouter» :

• L’utilisateur passe de la colonne « Utilisateurs non inscrits correspondants» à « Utilisateurs inscrits» :

N’oubliez pas de paramétrer le rôle du participant avant d’ajouter :

Avec cette méthode, les inscriptions au sein du cours ne sont pas synchronisées.

L’auto-inscription permet aux étudiants de s’inscrire à un cours, de façon autonome, sans que l’enseignant n’ait besoin de les inscrire. Vous avez la possibilité d’ouvrir le cours à tous les utilisateurs de la plateforme ou uniquement à une cohorte.

En utilisant cette méthode, vous devez communiquer le lien URL du cours aux étudiants ou le chemin pour y accéder (ex : 2022-2023 / Sciences Humaines et Arts/ L3 Psychologie parcours Métiers du travail social, de la santé et du paramédical / Semestre 6 / UE2 : Psychologie clinique et psychologie du développement). Vous avez la possibilité de le faire via un cours en présentiel ou un réseau de communication (mail, message UPdago).

Vous pouvez également inclure une clef d’inscription (mot de passe), que les étudiants devront utiliser pour s’inscrire dans le cours. De la même manière que le lien URL, vous devez communiquer le mot de passe.

Vous pouvez ajouter plusieurs méthodes d’auto-inscription en fonction du rôle que vous voulez donner à vos utilisateurs :

Pour utiliser cette méthode d’inscription :

• Depuis votre cours, cliquez sur « Participants» :

• Sélectionnez « Utilisateurs inscrits» et choisissez « Méthodes d’inscription» dans le menu déroulant :

• Cliquez sur l’icône de l’œil pour activer la méthode d’inscription sur la ligne « Auto-inscription (étudiant) » :

Méthode d’inscription désactivée :	Méthode d’inscription activée :

 Les utilisateurs du cours peuvent maintenant s’inscrire en total autonomie.

Si vous désirez instaurer un mot de passe afin d’éviter que le cours soit ouvert à tous les étudiants et enseignants de la plateforme (ou modifier tout autre paramètre lié à cette méthode d’inscription) :

• Cliquez sur l’engrenage:

Vous pouvez alors :

• Nommer l’instance : Ce réglage permet de ne pas vous perdre et de faire des catégories (ex : auto-inscription étudiant en psychologie ou auto-inscription enseignant en psychologie).
• Autoriser les méthodes d’auto-inscription existantes: Si ce réglage est activé et que le réglage « Permettre de nouvelles inscriptions » est désactivé, seuls les utilisateurs s’étant auto-inscrits auparavant auront accès au cours. Dans le cas contraire, cette méthode d’auto-inscription sera désactivée : toutes les auto-inscriptions seront suspendues et de nouveaux utilisateurs ne pourront pas s’inscrire.
• Permettre de nouvelles inscriptions : Activer ou désactiver la méthode d’inscription.
• Clef d’inscription: Une clef d’inscription permet de restreindre l’accès au cours aux seuls utilisateurs qui connaissent la clef. Si le champ n’est pas renseigné, n’importe quel utilisateur peut s’inscrire au cours. Si une clef d’inscription est spécifiée, les utilisateurs tentant de s’inscrire au cours devront saisir cette clef, uniquement lors de leur premier accès au cours. L’enseignant peut revenir sur cette page et cliquer sur l’œil pour découvrir la clef s’il oublie.

• Utiliser les clefs d’inscription aux groupes: En plus de restreindre l’accès au cours aux seuls utilisateurs qui connaissent la clef, l’utilisation d’une clef d’inscription de groupe permet d’ajouter automatiquement les utilisateurs à un groupe lors de leur inscription au cours. Pour utiliser une clef d’inscription de groupe, une clef d’inscription doit être indiquée dans les réglages du cours, ainsi qu’une clef d’inscription de groupe dans les réglages du groupe.
• Rôle attribué par défaut : Rôle attribué aux utilisateurs inscrits au sein du cours (étudiant, enseignant, enseignant non-éditeur…).
• Durée d’inscription: Temps durant lequel l’inscription est valable, à compter de l’inscription de l’utilisateur. Si l’option est désactivée, la durée est illimitée.
• Informer avant l’échéance de l’inscription: Ce réglage détermine si les messages de notification d’échéance d’inscription sont envoyés ou non.
• Seuil de notification: Combien de temps avant l’échéance de l’inscription les utilisateurs doivent être informés.
• Date de début: Si ce réglage est activé, les utilisateurs peuvent s’inscrire à partir de cette date seulement.

• Date de fin: Si ce réglage est activé, les utilisateurs peuvent s’inscrire jusqu’à cette date seulement.
• Inscription inactive après: Si un participant ne visite pas un cours durant ce laps de temps, il est automatiquement désinscrit de ce cours.
• Nombre maximum d’utilisateurs inscrits: Spécifie le nombre maximum d’utilisateurs pouvant s’inscrire. Le nombre 0 signifie aucune limite.
• Seulement les membres de la cohorte: L’auto-inscription peut être restreinte aux seuls membres d’une cohorte spécifique. La modification de ce réglage n’a pas d’effet sur les inscriptions existantes.
• Envoyer un message de bienvenue: Après qu’ils se seront inscrits dans un cours, les utilisateurs recevront un message de bienvenue par courriel. Si ce message est envoyé avec comme expéditeur le contact du cours (par défaut l’enseignant) et que plus d’un utilisateur possède ce rôle, l’expéditeur est le premier utilisateur à qui ce rôle a été attribué.
• Message de bienvenue personnalisé: Un message d’accueil personnalisé peut être ajouté en texte pur ou en format Moodle, avec des balises HTML et la syntaxe multilingue. Les paramètres suivants peuvent être inclus dans le message :
• nom du cours {$a->coursename}
• lien vers le profil de l’utilisateur {$a->profileurl}
• adresse de courriel de l’utilisateur {$a->email}
• nom complet de l’utilisateur {$a->fullname}

Pour établir un mot de passe, il suffit de :

• Saisir un texte dans le champ « Clef d’inscription» :

• Ne pas oubliez pas d’enregistrer.

Pour attribuer le rôle enseignant, il suffit d’ajouter une nouvelle méthode d’inscription :

• Sur l’interface « Méthodes d’inscription », cliquez sur le menu déroulant et choisissez « Auto-inscription » :

Vous pouvez alors :

• Paramétrer et choisir « Enseignant » pour le champ « Rôle attribué par défaut»:

• Ensuite, dans le champ « Seulement les membres de la cohorte« , sélectionnez « Enseignants [ENSEIGNANTS]« . Ainsi seulement les enseignants de la plateforme UPdago pourront s’auto-inscrire en tant qu’enseignant dans le cours :

Depuis votre tableau de bord :

• Vous disposez sur la droite d’un bloc « Utilisateurs extérieurs ». Il suffit de rentrer le nom, le prénom et le courriel de la personne que vous souhaitez ajouter sur la plateforme et cliquez sur le bouton « Ajouter » :

L’utilisateur recevra immédiatement un courriel contenant des informations de connexion et l’invitant à se connecter à la plateforme UPdago.

Il se peut que le message se retrouve dans les spams.

Ajout de l’utilisateur dans le cours :

Une fois l’utilisateur ajouté sur la plateforme, vous pouvez utiliser la méthode « Inscription manuelle » pour l’ajouter dans votre cours.

En utilisant cette méthode, vous pouvez automatiquement inscrire à votre cours, tous les étudiants présents dans un autre de vos cours.

Exemple : Si vous avez pris le temps d’inscrire plusieurs cohortes et plusieurs enseignants dans l’un de vos cours et que les mêmes utilisateurs sont concernés par un autre de vos cours, cette méthode vous permettra de tous les inscrire en une seule fois. Vous pouvez choisir uniquement parmi les cours que vous avez vous-mêmes créés.

• Sur l’interface « Méthodes d’inscription», cliquez sur le menu déroulant et choisissez « Lien méta-cours » :

• Cherchez le cours à mettre en lien et cliquez sur « Ajouter méthode» :