Webex : Programmer une réunion

Programmer une réunion

1 – Application de bureau

Pour programmer une réunion ou un webinaire, il suffit de :

Cliquez sur l’icône calendrier (« Réunions ») sur votre application de bureau
Sélectionnez « Programmer une réunion ».
Choisissez de programmer une réunion ou un webinaire :

Programmer une réunion :

Remplissez les champs :

Ajoutez un nom/un sujet de réunion.
Si besoin, choisissez un modèle de réunion préalablement ajouté. Les modèles de réunion comprennent les paramètres de programmation personnalisés afin que vous puissiez réutiliser les mêmes paramètres pour les réunions suivantes. Pour ajouter un modèle de réunion, il suffit de cliquer sur « Enregistrer comme modèle » en fin de page.
Choisissez la date et l’heure.
Choisissez le lien de votre réunion.
Choisissez d’écrire ou non une description.
Ajoutez vos invités en inscrivant leur adresse email.
Supprimez tous les invités.

Les paramètres avancés :

Sécurité : Générez ou non un mot de passe, verrouillez ou non la réunion, choisissez si les invités peuvent rejoindre la réunion avant l’organisateur.
Connexion audio : Choisissez comment les participants peuvent rejoindre la partie audio de votre réunion, sélectionnez le son que les utilisateurs entendront lors d’une connexion audio par téléphone, autorisez ou non les invités à couper leur son et autorisez ou non la coupure systématique du son des invités.
Options de programmation : Pré-affectez des coorganisateurs avant la réunion, autorisez ou non le démarrage automatique de l’enregistrement de la réunion dès qu’elle commence, activez ou non les sessions scindées et modifiez les options de la réunion.

Programmer un webinaire :

Le navigateur se lance au lieu de l’application, remplissez les champs :

1. Ajoutez un nom/un sujet pour le webinaire.

2. Choisissez la date et l’heure.

3. Choisissez le nombre maximum de Si la case « Affichage webcast pour les invités » est cochée, le webinaire est diffusé en direct à tous les invités et ils interagissent avec les Q&R textuelles, les sondages, le chat et les sous-titres. Cependant, les participants ne peuvent s’inscrire que par le biais de leur navigateur (et non via l’application), le son des participants ne peut pas être rétabli et ils ne peuvent pas être promus au rôle de coanimateur pour activer la vidéo, les réactions et l’interprétation simultanée ne sont pas pris en charge. L’affichage webcast est requis pour plus de 10 000 invités.

4. Ajoutez, si besoin, des coanimateurs.

5. Ajoutez, si besoin, un ordre du jour qui sera inclus dans le courrier électronique d’invitation envoyé aux coanimateurs.

6. Les paramètres avancés :

Sécurité : Générez ou non un mot de passe pour le webinaire et/ou pour les coanimateurs, exigez ou non un compte Webex pour rejoindre le webinaire.
Connexion audio : Choisissez comment les participants peuvent rejoindre la partie audio de votre réunion, sélectionnez le son que les utilisateurs entendront lors d’une connexion audio par téléphone, autorisez ou non les invités à couper leur son et autorisez ou non la coupure systématique du son des invités.
Options de programmation : Autorisez ou non le démarrage automatique de l’enregistrement du webinaire dès qu’elle commence, démarrez ou non automatiquement une session d’entrainement au début du webinaire, activez ou non les sessions scindées, ajoutez ou non une série de webinaire à ce webinaire, choisissez ou non si l’inscription est obligatoire, activez ou non l’interprétation simultanée (vous pouvez nommer des coanimateurs du webinaire comme interprètes. Ces interprètes peuvent alors interpréter entre différentes langues pendant un webinaire), ajoutez ou non un rappel, modifiez ou non les options de la réunion et modifiez ou non les privilèges des participants.

7. Si besoin, choisissez un modèle de webinaire préalablement ajouté. Les modèles de webinaires comprennent les paramètres de programmation personnalisés afin que vous puissiez réutiliser les mêmes paramètres pour les réunions suivantes.

Cochez pour envoyer automatiquement les invitations par courrier électroniques à tous les participants lorsque vous programmez le webinaire. Lorsque cette option est cochée, les courriers électroniques d’invitation à votre webinaire sont envoyés à tous les participants à l’aide des modèles de courrier électronique par défaut lorsque vous cliquez sur « Programmer ». Vous pouvez décocher cette option si vous souhaitez personnaliser le contenu du courrier électronique et contrôler manuellement à quel moment l’envoyer. Puis, cliquez sur « Programmer » :

2- Navigateur

Rendez -vous à l’adresse suivante : https://univ–poitiers.webex.com/ et cliquez sur « Connexion » :

Renseignez votre adresse électronique professionnelle et cliquez sur « Connexion » :

Sélectionnez une durée de consentement à la diffusion d’informations et cliquez sur « Accepter » :

Pour programmer une réunion ou un webinaire, il suffit de :

Cliquez sur l’icône calendrier (« Réunions ») sur votre application de bureau
Sélectionnez « Programmer une réunion ».
Vous pouvez choisir de programmer une réunion ou un webinaire.

Programmer une réunion :

Remplissez les champs :

1. Ajoutez un nom/un sujet de réunion.

2. Choisissez la date et l’heure. Vous pouvez aussi cochez « Récurrence » pour créer une série de réunions.

3. Ajoutez vos invités en inscrivant leur adresse email.

4. Choisissez d’écrire ou non un ordre du jour de la réunion.

5. Les paramètres avancés :

Sécurité : Générez ou non un mot de passe, verrouillez ou non la réunion, choisissez si les invités peuvent rejoindre la réunion avant l’organisateur.
Connexion audio : Choisissez comment les participants peuvent rejoindre la partie audio de votre réunion, sélectionnez le son que les utilisateurs entendront lors d’une connexion audio par téléphone, autorisez ou non les invités à couper leur son et autorisez ou non la coupure systématique du son des invités.
Options de programmation : Préaffectez des coorganisateurs avant la réunion, autorisez ou non le démarrage automatique de l’enregistrement de la réunion dès qu’elle commence, activez ou non les sessions scindées et modifiez les options de la réunion, activez ou non l’interprétation simultanée (vous pouvez nommer des coanimateurs du webinaire comme interprètes. Ces interprètes peuvent alors interpréter entre différentes langues pendant un webinaire), affectez ou non des interprètes en langue des signes, ajoutez ou non un rappel, modifiez ou non les options de la réunion et modifiez ou non les privilèges des participants.

6. Si besoin, choisissez un modèle de réunion préalablement ajouté. Les modèles de réunion comprennent les paramètres de programmation personnalisés afin que vous puissiez réutiliser les mêmes paramètres pour les réunions suivantes.

Pour ajouter un modèle de réunion, il suffit de cliquer sur « Enregistrer comme modèle » en fin de page :

Pour ajouter un webinaire :

Remplissez les champs :

1. Ajoutez un nom/un sujet pour le webinaire.

2. Choisissez la date et l’heure.

4. Ajoutez, si besoin, des coanimateurs.

5. Ajoutez, si besoin, un ordre du jour qui sera inclus dans le courrier électronique d’invitation envoyé aux coanimateurs.

6. Les paramètres avancés :

Sécurité : Générez ou non un mot de passe pour le webinaire et/ou pour les coanimateurs, exigez ou non un compte Webex pour rejoindre le webinaire.
Connexion audio : Choisissez comment les participants peuvent rejoindre la partie audio de votre réunion, sélectionnez le son que les utilisateurs entendront lors d’une connexion audio par téléphone, autorisez ou non les invités à couper leur son et autorisez ou non la coupure systématique du son des invités.
Options de programmation : Autorisez ou non le démarrage automatique de l’enregistrement du webinaire dès qu’elle commence, démarrez ou non automatiquement une session d’entrainement au début du webinaire, activez ou non les sessions scindées, ajoutez ou non une série de webinaire à ce webinaire, choisissez ou non si l’inscription est obligatoire, activez ou non l’interprétation simultanée (vous pouvez nommer des coanimateurs du webinaire comme interprètes. Ces interprètes peuvent alors interpréter entre différentes langues pendant un webinaire), ajoutez ou non un rappel, modifiez ou non les options de la réunion et modifiez ou non les privilèges des participants.

Cochez pour envoyer automatiquement les invitations par courrier électroniques à tous les participants lorsque vous programmez le webinaire. Lorsque cette option est cochée, les courriers électroniques d’invitation à votre webinaire sont envoyés à tous les participants à l’aide des modèles de courrier électronique par défaut lorsque vous cliquez sur « Programmer ». Vous pouvez décocher cette option si vous souhaitez personnaliser le contenu du courrier électronique et contrôler manuellement à quel moment l’envoyer. Puis, cliquez sur « Programmer » :